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  • Tania Saldívar

¿Cómo mejorar la comunicación oral en las reuniones virtuales?

Llevo algún tiempo trabajando con interpretación simultánea a distancia (RSI por sus siglas en inglés), y realmente no pensé que el panorama fuera a cambiar demasiado con la situación de la COVID-19... claro que muy pronto me di cuenta de que aún me quedaba mucho por aprender.

Cuando inicié con la interpretación remota tuve que recorrer todo el camino, desde investigar cuál era el mejor equipo técnico a utilizar (auriculares, micrófono, computadoras, pantallas, etc.) y saber cuáles eran consideradas las mejores prácticas del momento, hasta aprender a utilizar las diferentes plataformas y adiestrar a mi cuerpo y a mi mente a realizar malabares entre más funciones y tareas de las que ya llevan a cabo durante la interpretación simultánea tradicional.

Eso de por sí ya era un reto, y cada evento resultaba ser diferente del anterior. Pero, poco a poco, fui automatizando algunas de esas nuevas tareas, y llegó el momento en el que leer, escribir y oprimir botones se convirtió en algo “normal” a realizar durante la interpretación, y cada vez entendía mejor qué podría esperar de los diferentes eventos.

Y después... apareció el Corona virus y cambió la situación laboral de todo el mundo, dando también una nueva definición a las reuniones de negocios, los cursos de capacitación y las conferencias. Y ahí surgieron los nuevos retos causados por las medidas de confinamiento tomadas en diferentes partes del mundo.

Normalmente, en las reuniones que interpretaba de forma remota, los presentadores y los asistentes estaban todos en la misma sala, en donde contaban con sistemas de audio profesionales, conexión a Internet a través de cable, y equipo de transmisión adecuado. Incluso las agencias con las que he trabajado insisten en proporcionar este equipo a los organizadores para asegurar la calidad y consistencia de todos estos factores. Aún así, a veces nos enfrentamos a ciertos retos técnicos que tienen que ver con la transmisión de imagen, de voz, que los presentadores no colocan adecuadamente el micrófono, o que olvidan que en las sesiones de preguntas y respuestas todo aquel que hable deberá de usar un micrófono (y esto también pasa cuando los intérpretes están en la misma sala, pero dejemos ese tema para otra entrada). Estas son algunas de las razones por las que la tecnología para interpretación remota aún está en desarrollo y se le siguen haciendo mejoras.

Ahora la situación es diferente, ya que las reuniones tienen que llevarse a cabo completamente a distancia, lo cual significa que tanto los asistentes como los presentadores están en diferentes ubicaciones, cada uno se conecta desde su “oficina remota”/casa, utilizan su red de WI-FI para unirse a la llamada, y no tienen (o no están acostumbrados a usar) una diadema con micrófono incorporado. Todo esto lleva a que tanto la audiencia como los intérpretes sean incapaces de escuchar claramente lo que se dice, el sonido se corte y la imagen parpadee de forma intermitente.

Estoy consciente de que todos estamos haciendo nuestro mayor y mejor esfuerzo por adaptarnos a esta situación, y para mantener la continuidad empresarial (muy lejos de la vida normal, pero al menos intentar que sea constante); esa es la razón por la que consideré importante compartir algunos conejos que, desde mi experiencia, pueden ser muy útiles para lograr que las reuniones a distancia sean exitosas, y para contar con una verdadera comunicación entre los participantes (más allá del número de idiomas que se hablen en la reunión).

  • Todo aquel que hable durante la reunión debería utilizar una conexión a Internet por cable, no el WI-FI.

  • Los presentadores deberían emplear un micrófono con conexión USB a su computadora, o una diadema con micrófono.

  • En el peor de los casos, si el presentador o participante decide utilizar los audífonos de su celular, deberá de asegurarse de sostener el micrófono incorporado cerca de su boca cuando hable.

  • Todos deben de recordar silenciar su micrófono cuando no sea su turno de participar.

  • Cualquier reunión a distancia deberá contar con un moderador (por muy breve o simple que se crea que será).

  • Los asistentes deberán hablar uno a la vez, y deberán pedir la palabra (volvemos a la importancia de contar con un moderador).

  • Se debe de tener en mente y respetar el tiempo de cada presentación y de las pausas establecidas.


Y, hablando específicamente de aquellas reuniones en las que se hablen diferentes idiomas y que cuenten con servicios de interpretación, debería de agregar:

  • Asegurarse de que la transmisión sea estable.

  • Los presentadores deberán de tener en mente respirar entre sus ideas (créanme, a veces pueden pasar por alto este simple detalle).

  • Trabajar con al menos dos interpretes por idioma, que cuenten con experiencia y equipo para interpretar a distancia.

  • Dar a conocer por adelantado a los asistentes que se contará con el servicio de interpretación (traducción simultánea), los idiomas que estarán disponibles, y cómo utilizar el servicio.

  • Utilizar plataformas profesionales que cuenten con diferentes canales para que los asistentes puedan elegir si desean escuchar el idioma original o la interpretación hacia alguno de los idiomas disponibles.

Recuerde que todos buscamos el mismo objetivo: lograr que la comunicación entre todas las partes sea efectiva, y que las empresas sigan funcionando de manera exitosa. Si todos tomamos en cuenta estos pequeños detalles, podremos aprovechar mejor cada una de las reuniones programadas y ni el idioma ni la distancia supondrán un obstáculo para lograr nuestras metas.

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